細かいデータがいろいろ掲載されている資料を作ったよ! こんなに頑張ったワイ偉い!!

・・・と達成感に打ち震えるのは時期尚早です。「完成した」と思ったらまだ道のり半ば。資料が細ければ細かいほど、「果たしてこれで本当に正しいデータがあるべき箇所に掲載されているのか?」という検証が必要になってきます。

その検証というのは「資料を作る」よりも精神的苦痛を感じやすいものです。したがって「完成した」時点ではまだ折り返し地点だという認識でいたほうがよいでしょう。だから1週間で資料をまとめろと言われたら月曜に着手、水曜までに一応完成させて木曜と金曜の午前を検証に使い、金曜の昼過ぎには「本当に完成」という所まで持っていければよいでしょう。

資料の検証をするうえで強力なツールが「読み合わせ」ですね。

2人ペアになって「6月1日 出荷56台 6月2日 66台 6月3日 43台」のように延々と声に出して読むというもの。資料を上から下まで読むことでミスをあぶり出すことができます。

しかし世の中にはそれでもデータを掲載ミスしてしまうということがあります。
一体どうして・・・。


読み合わせをするときの役立ちツール

読み合わせをした時点では「43台じゃなくて34台だ」と資料に修正マークを書き入れたのに、肝心のエクセルとかデータベースの数値を訂正し忘れてしまった! という初歩的なミスは誰もがやってしまいがち。

これは人から言われて気づくことが多いのですが、印刷物を読み合わせるとき、黒のボールペンを使って書き込むと「白い紙に黒い文字」のなかに紛れてしまい、修正の書き込みをあとで見落としてしまったということがけっこう起こります。

え、そんなアホっているのか? と思うかもしれません。
そりゃコンディション万全、ピッカピカの状態ならそんなことは起こりません。
でも資料をなんとか完成させて、疲れた~という状態で読み合わせをしてそのあと訂正の書き込みを見つけようとしても体力や注意力が低下しているわけですから、ヒューマンエラーも当然起こりやすくなっています。

じゃあ読み合わせまで今日終わらせて、明日出社したらデータ訂正すればいいじゃん、と思う人もいるでしょう。いえ、記憶がわりとリセットされていて、「書き込みがどこにあったっけ? もう一度探すのか・・・、だる」となる可能性を見落としていますね。誰もが毎日モチベーションMAXな訳、ありません。

というわけでモチベーションが低かろうが疲れていようが、とにかく訂正の書き込みはわかりやすく、目立つように記載しておかなければなりません。それに訂正の書き込みに基づいて資料を修正するのはあなた以外の第三者の場合だってありますから、なおさらですよね。

で、そのためのアイテムといえばこれしかないでしょう。

三色ボールペン。これ。これですね。

もうベタベタにベタですが赤と青と黒。

修正は赤で大きく。備考や意見は青で書き込む。黒は読み合わせでは使わない。なおかつ修正点は付箋を貼っておく。

これくらいしておけば・・・、いえこれくらいのことをやらないとヒューマンエラーというのは起こるものなのです。

さらに言うなら、単なる三色ボールペンだと面白みも何もないので自分のお気に入りのペンを「重要資料チェック専用」にしてしまえば少しはやる気も湧いてくるでしょう。
私は男ですがサンリオのファンかつ株主なのでポムポムプリンの三色ボールペンを使っています。
アホみたいな話ですが、こういうのを使うだけでパフォーマンスがちょっとは変わったり、同僚と話のきっかけができたりするもんなんですよ・・・。値段は普通のボールペンの3倍くらいしますが。多分キャラクターライセンス料が高いんでしょうね。言わなくてもいいことですが。