私は人付き合いが好きではないので、「誰とも会わない日」というのが理想の休日です。
しかしサラリーマンとして生きている以上人間関係というのは仕事上では不可避です。
今なぜか自分は給与計算を担当しています。この給与計算、4年前も担当していましたが、人事異動でまた同じ仕事をするはめに・・・。じゃあ給与担当から外れてからの4年間は一体何だったのか？ 歳だけ重ねてしまったのか・・・。
とにかく給与計算というのはデータのインプットが命。
基本給とか、扶養手当、通勤手当といった基礎データの入力を間違うと、その後も間違い続けます。発覚したら差額の訂正が必要になってしまうという地獄を見る羽目になります。
で、そのデータ入力をしたら必ず「読み合わせ」をするのがミスを減らす基本的な手順です。
人付き合いの苦手な自分も読み合わせはやらなければいけません。
ところが「読み合わせ」も万能ではなく、そもそも「読み合わせるべきデータや資料」がない場合を想定しなければミスは発生してしまうのです。
読み合わせのときは、読むべきデータや資料がないときも注意するのがコツ
私のやらかしたミスは、「先月残業をしていないのに、残業代が支払われているのはなぜ？」という指摘が給与支給後に寄せられたことです。
私の勤務先では、先月の残業実績は、当月に反映させるという仕組みを使っています。
ということは9月の残業についての手当を10月給与で支給するということ。
でも当然ながら残業をしていない人には手当を支給することはありません。
指摘を受けて、
（そんなはずは・・・）
と思いながらもう一度対象者の残業状況を調べてみると、15.5時間の残業というデータが入力されていました。
んんん？？
これはおかしい！ ちゃんと読み合わせを2回やって、入力ミスがないことは調べたはず！
もう一度、残業実績報告書と、それに基づくデータ入力結果を読み合わせることにしました。
すると、とんでもないことが発覚したのです。
残業実績報告書に書かれた残業時間は、全員正しくデータ入力されていたのです。
この指摘をしてくれた人の残業実績報告書は、「残業をしていない」のでもちろん存在しません。
なのにたしかに15.5時間という数字が入っていました。
読み合わせのときに気づくはずだろう？ と思うかもしれませんが、実際は2度読み合わせをしたのに気づきませんでした。
給与データを確定させるときの読み合わせでは、「残業実績報告書の数字を声に出して読む。データ入力されていることをチェックする」という手順でした。これが落とし穴だったのです。
このやり方では、「残業実績報告書の数字が正しく入っているか」はきちんとチェックできます。
ただし、「残業をしていない人＝残業実績報告書が存在しない人」は読み上げるべき書類が存在しないわけですから、そもそも読み合わせで声に出して読むこともなく、したがって謎のデータが混入していてもそこに数値が入っていることに気づかないのです。
言い換えると、読み合わせをしたときに「ああ、残業実績報告書の数値が正しく入力されているな」で満足してしまい、「たとえ残業実績報告書がない人がいても、そこに何か余計なデータが入っているかも」という可能性を見落としていたのです！
このことから、「読み合わせをするときは、読むべき資料がない人についても不審なデータが入っていないかを必ずチェックする」ということを教訓として胸に刻むことにしました。
ミスを防ぐためには当たり前のことかもしれませんが、自分の失敗を晒すことで誰かの役に立てればと思いブログ記事といたします。
追記：世の中にはこんな本があったのか！ 私みたいな奴のために書かれた本だ！！
コメント